Zoeken

Bestuurder van een vereniging, wees alert!

Bestuurder van een vereniging, wees alert! Denk niet alleen aan de WBTR maar ook aan de AVG!

Als bestuurder moet jij je volgens de Wet Bestuur en Toezicht Rechtspersonen (WBTR) richten naar het belang van de vereniging. Daarbij hoort ook het in acht nemen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), ofwel: de privacywetgeving. Dit geldt trouwens niet alleen voor verenigingen, maar voor alle organisaties.

Met deze rubriek wil ik in hoofdlijnen ingaan op de AVG. Mogelijk is het een saai onderwerp, maar niettemin wel erg belangrijk. Menig bestuurder die bij mij aan tafel is geweest voor het aanpassen van de statuten in het kader van de WBTR, staat daarbij niet stil bij de verplichtingen die op de vereniging rust krachtens de privacywetgeving.

Als vereniging verwerk je immers gegevens van je leden zoals namen, adressen, telefoonnummers, email-adressen, bankrekeningnummers en dergelijke. Daar dien je zorgvuldig mee om te gaan. Vanaf 2018 is namelijk de AVG van kracht en handhaaft de Autoriteit Persoonsgegevens, de Nederlandse toezichthouder, deze privacywet. Voldoet de vereniging niet aan de AVG, dan staat de vereniging een forse boete te wachten en jou als bestuurder mogelijk een claim vanwege bestuurdersaansprakelijkheid.

Welke documenten moet ik als vereniging hebben vanwege de AVG?
Denk hierbij aan:
1. het hebben van - en heeft de vereniging een website, het daarop plaatsen van - een privacyverklaring. In deze verklaring wordt ten behoeve van de leden aangegeven met welk doel de vereniging de persoonsgegevens verzamelt;
2.de toestemmingsverklaring van het lid. Hiermee geeft het lid expliciet toestemming om zijn gegevens te verwerken en waarvoor hij toestemming geeft, welke persoonsgegevens worden opgeslagen, hoe lang die gegevens worden opgeslagen en wie allemaal toegang hebben tot de persoonsgegevens; óók bijvoorbeeld het verlenen van toestemming om gemaakte foto's van een evenement waarop het lid staat te mogen gebruiken voor de nieuwsbrief of op de website;
3. de geheimhoudingsverklaring. Dit is een verklaring waarbij functionarissen zoals de secretaris, penningmeester, ander bestuurslid of commissielid verklaart dat hij geheimhouding in acht neemt over alle bijzonderheden die hij bij zijn inzet voor de vereniging over haar leden en andere relaties van de vereniging te weten is gekomen, zowel tijdens als na afloop van zijn inzet voor de vereniging. Daarnaast zal hij alle gegevens die hij heeft aan de vereniging teruggeven en, voor zover van toepassing, de gegevens definitief en niet traceerbaar vernietigen. Bij niet naleving staat tevens dat hij schadeplichtig zal zijn.

Rechten van je leden.
1. Een lid kan altijd vragen om inzage in zijn persoonsgegevens, waarvoor die gebruikt worden en aan wie de gegevens verder worden verstrekt (bijvoorbeeld aan de overkoepelende sportbond of de shirtjessponsor).
2. Een lid mag altijd vorderen dat zijn gegevens worden aangepast en, dat bij beëindiging van zijn lidmaatschap, zijn gegevens worden verwijderd.

Wat moet je doen als een nieuw lid zich aanmeldt?
Je zal het lid moeten informeren waarom jouw vereniging zijn gegevens nodig heeft en deze bewaart. Hiervoor zal het nieuwe lid aantoonbaar toestemming moeten gegeven. Deze gegevens mogen daarna niet voor andere doeleinden worden gebruikt.

Een datalek!
Als vereniging ben je verplicht datalekken goed te documenteren in een eigen datalekregister: je omschrijft het lek en de datum van het lek, wat er met de gegevens is gebeurd, van wie de gegevens zijn gelekt, wat de gevolgen of gevaren van het lek zijn (bijvoorbeeld identiteitsfraude of reputatieschade) en wat de vereniging heeft gedaan om schade te beperken danwel te voorkomen?
Daarnaast zal binnen 72 uur na kennisneming van het datalek een melding moeten worden gedaan bij de Autoriteit Persoonsgegevens en in sommige gevallen zal het lid waarvan de gegevens zijn gelekt daarvan op de hoogte gebracht moeten worden. Kortom: zorg dat de vereniging een procedure heeft waar naar gehandeld moet worden ingeval van een datalek.

Vraag het #Voornaam

Vraag het Karin

Ongeplande gebeurtenissen hoef je niet onvoorbereid op je af te laten komen… Nieuwsgierig wat wij voor jou kunnen betekenen?

Stel jouw vraag

Blogs

Veranderingen van wetten en regels houden we graag nauwlettend voor je in de gaten. Hebben ze gevolgen voor jouw persoonlijke of zakelijke situatie? We schrijven er graag over in blogs op deze website of in publicaties voor kranten en magazines. Zo blijf jij altijd op de hoogte van het laatste nieuws. In taal die zelfs de ingewikkeldste materie begrijpelijk maakt.

Column
De kangoeroewoning/ mantelzorgwoning

De kangoeroewoning/ mantelzorgwoning

De kangoeroewoning. Samenwonen met pa en ma in de buidel, dát zou wel eens een idee kunnen zijn! Woningkrapte, té weinig zorgmogelijkheden, de wens om zo lang mogelijk zelfstandig te kunnen blijven wonen, oplossing tegen eenzaamheid, kinderopvang aan huis, senioren die in een te ruime woning wonen maar geen passend alternatief kunnen vinden, kinderen die geen woning kunnen vinden of juist ruimer willen gaan wonen wegens gezinsuitbreiding, maar het is niet binnen hun bereik. Zou een kangoeroewoning (ook wel mantelzorgwoning genoemd) een alternatief kunnen bieden?

Lees meer
Jubelton
Jubelton per 1 januari 2023 naar 27.231 euro

Jubelton per 1 januari 2023 naar 27.231 euro

Het kabinet verlaagt per 1 januari volgend jaar de jubelton naar 27.231 euro. Dat bedrag is volgens staatssecretaris Marnix van Rij (Financiën) de meest logische keuze, aangezien het gelijk is aan de eenmalige verhoogde schenkingsvrijstelling tussen ouders en kinderen.

Lees meer
Gezin en eigen bedrijf
Lieve ondernemer informeer jouw lief

Lieve ondernemer informeer jouw lief

Eigenlijk zijn wij grosso modo toch nog wel erg traditioneel ingesteld. Het is maar de vraag wat je onder traditioneel verstaat. En is traditioneel zijn zo oubollig? Past dat nog in deze tijd? De ene ouder zorgt voor de kinderen en het huishouden en de andere voor het bedrijf. Is die laatste een man? Nee, dat hoeft natuurlijk niet, al is de ondernemer over het algemeen thans nog steeds een meneer.

Lees meer

Raad en daad

Bij de meest bepalende en emotionele keuzes in je leven betrek je vaak de mensen die het dichtst bij je staan. Bij hen proef je het onvoorwaardelijke vertrouwen. Datzelfde gevoel willen wij je bezorgen bij het vastleggen van alle afspraken rond de keuzes die je maakt. Met raad en daad staan we je bij. Zo zorgen wij voor een stevige basis onder de toekomst van jezelf en je dierbaren.

Kom in contact

We zijn gevestigd in een monumentaal, maar modern pand. Direct tegenover het station van Sneek. Zowel met de trein, de bus, de auto, de fiets als lopend zijn we prima bereikbaar. Bovendien beschikken we over een eigen parkeerterrein en zijn we ook zeer toegankelijk als je minder goed ter been bent. Wip gerust eens bij ons binnen. Of bel of mail ons. We staan altijd voor je klaar!

Lid van: De Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie Vereniging Ondernemingsrechtspecialisten Notariaat MfN-registermediators Vereniging van Mediators in het Notariaat
bel bericht bezoek facebook instagram linkedin mail search